Vacances d'emplois : Assistant(e) de direction – Cabinet du Maire (H/F)

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique directe de la directrice de Cabinet du Maire, vous occuperez les fonctions d’assistant(e) du Maire

Cadre d'emploi : C Publié le – Mis à jour le

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Placé(e) sous l’autorité hiérarchique directe de la directrice de Cabinet du Maire, vous occuperez les fonctions d’assistant(e) du Maire

Activités principales :

  • Assurer le bon fonctionnement du Cabinet du Maire 
  • Gérer l’agenda du Maire avec rigueur et organisation (prise de rendez-vous, hiérarchisation des priorités, organisation du planning du Maire) 
  • Gérer la boite mail du Maire 
  • Organiser et planifier les réunions et préparer les dossiers afférents à ces réunions (Dossiers et notes des services, éléments de langage, convocations, comptes-rendus…) 
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat du Maire (recevoir, renseigner, transcrire les messages, filtrer les appels et rediriger vers les services idoines, adaptation du discours en fonction de l’interlocuteur) 
  • S’assurer du suivi des requêtes des habitants 
  • Assurer le suivi et la gestion du courrier destiné au Cabinet du Maire selon la procédure courrier 
  • Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs (prise de notes, rédaction, diffusion et classement) 
  • Gérer la base de données des interlocuteurs institutionnels
  • Assurer la préparation des dossiers quotidiens du Maire en relation avec les services et veiller à ce que chaque rendez-vous ait été préparé en amont
  • Traiter le courrier courant : préparation d’accusés de réception et de réponses 
  • Gérer le classement et la bonne tenue des archives du Cabinet du Maire 
  • Prendre en charge diverses mesures d’intendance (gestion des fournitures bureautiques, réservations de salles…) et encadrer la circulation des parapheurs transitant par le Cabinet

Compétences techniques :

  • Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) 
  • Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et du travail avec les élus

Expérience confirmée sur un poste similaire serait appréciable.

Savoir-faire, compétences :

  • Ponctualité, disponibilité, réactivité, bonne présentation
  • Savoir identifier et hiérarchiser les urgences et l’importance des sujets et des dossiers, en fonction des échéances et des contraintes
  • Fortes capacités d’organisation, de gestion du temps et de synthèse, savoir gérer la pression, avoir le sens du travail en équipe et l’esprit d’initiative
  • Maîtrise parfaite de l’orthographe et sens de la rédaction
  • Polyvalence et réactivité

Savoir-être :

  • Qualités relationnelles confirmées
  • Qualités d’expression orale et écrites avérées
  • Respect des obligations de loyauté, de discrétion et de confidentialité
  • Sens politique
  • Diplomatie

Poste vacant à temps complet suite à une mutation vers une autre collectivité, à pourvoir à partir du 1er octobre 2026, ouvert au cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux par voie de mutation, détachement ou contractuelle.

Statutaire | Régime indemnitaire | Prime annuelle | Participation employeur pour les mutuelles santés et prévoyance | Politique dynamique en matière de formation | CNAS et amicale du personnel.